Tillsammans på var sitt håll – så jobbar Skiftet decentraliserat

Skiftet är bra på mycket, allt från kampanjer till insamling. Det som inte syns utåt är att vi är mästare på att arbeta decentraliserat. I mer än två år har delar av Skiftet-kansliet jobbat hemifrån och delar från kontoret. De senaste 1,5 åren jobbar dessutom en av oss (jag som skriver det här) från ett annat nordiskt land. 

När de som har möjlighet att jobba hemifrån nu uppmanas att göra det, saknar många arbetsplatser rutiner, metoder och processer för att få arbetsplatsen att fungera när den är decentraliserad. Våra rutiner och metoder och har tagit år att mejsla fram, en möjlighet arbetsplatser inte har just nu. Skiftet vill därför dela med oss av det vi har lärt oss under de här åren. 

Arbetsverktyg

Centralt i vårt arbete är digitala verktyg. Till skillnad från vår kärnverksamhet, är mejlen kanske det minst viktiga av dem. Istället är de här funktionerna de absolut viktigaste i vårt dagliga arbete. 

  • Planeringsverktyg. Vi har valt Trello, som i princip är en digital whiteboard med post-its. I Trellon lägger vi in arbetsuppgifter, inom vilket område de tillhör (färgen) och vem som jobbar med frågan. Sen flyttar vi bara runt våra digitala post-its utefter vad vi arbetar med just nu. När alla har Trellodisciplin, ger det en väldigt bra överblick över vad som det jobbas på inom organisationen.

  • Chattverktyg. Ibland är det underbart att jobba hemifrån, ibland är det urtråkigt. Oavsett är snabb kommunikation med sina kollegor oerhört viktigt. Det är omöjligt att åstadkomma via mejl. Vi använder chattverktyget Slack, där det går att göra kanaler för olika frågor och skicka direktmeddelanden till en eller flera kollegor. I Slack avhandlar Skiftet allt från kampanjidéer till det oerhört viktiga tramset (mer om det nedan). 
  • Videomöten. Möten får en helt annan roll när alla jobbar på olika ställen. Det går att ha telefonmöten, men det finns något värdefullt i att titta på varandra och se varandras ansiktsuttryck. Skiftet använder Zoom. För det kontinuerliga arbetet har vi något som heter Zoom Room, ett digitalt mötesrum kopplat till vårt fysiska sådana på kontoret. Men Zoom är väldigt flexibelt och går enkelt att justera utefter om ni är två som har möte eller du håller en föreläsning för 200 personer. 
  • Molnbaserad dokumenthantering. Alla våra dokument finns i Google Drive. Det gör att vi aldrig har flera versioner av samma dokument, eftersom alla redigerar i ett. Vi behöver heller aldrig mejla dokument fram och tillbaka, det räcker att vi delar en länk i Slack. Dessutom har alla tillgång till allt, så länge vi har internet. 
  • Gemensamma kalendrar. Vi använder alla Google Calender. På så sätt har vi koll på vem som har möte när, och därmed inte är nåbar. Kalendern är även kopplad till Zoom och vårt Zoom Room, så vi kan boka digitala möten på samma sätt som vi bokar fysiska i mötesrum. Väldigt smidigt. 

Tillsammans får de här arbetsverktygen oss att kunna jobba smidigt och enkelt, trots att vi inte befinner oss på samma kontor. Självklart finns det olika varianter av samtliga verktyg ovan, fördelen är att de vi använder oss av är gratis i deras enklaste versioner. För en liten organisation som plötsligt behövt ställa om sitt arbetssätt, kan det vara nog så viktigt. Allt går att använda via appar på telefone

Arbetsrutiner

Våra arbetsdagar och -veckor har en tydligt struktur. Eftersom alla inte ses varje dag och kan stämma av saker i korridoren, är sådana möten viktiga. 

Varje dag börjar med ett morgonmöte, motsvarande redaktionsmöte för dem som jobbar inom media. Där går vi igenom omvärld som påverkar vår verksamhet, vad som händer i kärnverksamheten samt vad alla ska göra under dagen. På morgonmötet finns även utrymme för ledningen att informera om sådant som inte kan vänta till nästa arbetsplatsträff.

Varje onsdag har vi Onsdagssiffor, en genomgång av våra metrics (viktiga verksamhetssiffror), och en snabb genomgång av Trellon. På fredagar av vi Fredagsfiven. Där lyfter ledningen en viktig insats från varje medarbetare under veckan som gått. Varje medarbetare lyfter även en egen insats de är stolta över. Vi går även igenom Trellon mer grundligt. 

Under en lång tid hade vi även ett avstämningsmöte på eftermiddagen för att gå igenom det alla gjort under dagen. Skiftet avskaffade det nyligen eftersom arbetet flyter på så bra ändå, men för nya decentraliserade organisationer är ett eftermiddagsmöte sannolikt ett viktigt verktyg för att få till ett bra arbetssätt. 

I övrigt har vi möten som alla andra: planeringsmöten, arbetsplatsträffar, individuella avstämningar och så vidare. De som är på kontoret sitter där, de andra på sina respektive kontor. 

Det som är viktigt att tänka på här är att måste finnas en struktur att förhålla sig till. De allra flesta är ovana att jobba hemifrån. Att inte komma in till jobbet en viss tid behöver ersättas med ett första möte. De korta avstämningarna i korridoren kan behöva en mer strukturerar plats under dagen. Det är bättre att ha för många avstämningspunkter och plocka bort några efter hand, än att släppa ut medarbetarna vind för våg att klara sig själva. 

Gör utrymme för det sociala

Det som lätt helt försvinner på ett decentraliserat kontor är det spontana sociala. Därför behövs det läggas lite extra krut på det sociala kittet. Skiftet har minst en gemensam fika i veckan. Vi har en särskild kanal på Slack för trams. Spontanfikor över Zoom välkomnas. Låt något möte i veckan gå över tiden om medarbetarna börjar prata om sådant som inte direkt handlar om jobbet. För många är jobbet en viktig del i det sociala livet. När dessutom kontakter med andra ska hållas till ett minimum, blir mötena ännu viktigare. 

Sammanfattningsvis är det här de viktigaste sakerna att tänka på för ett decentraliserat kontor: 

  • Skapa en gemensamhetskänsla för alla. För oss är det genom morgonmötet då alla checkar in och gemensamt pratar igenom dagen.
  •  Skapa tydliga rutiner kring den löpande verksamheten. Om alla sitter på sitt eget håll kan det vara svårt att hitta hållpunkter. Rutiner är där A och O.
  • Hitta ett bra chattverktyg. Det dyker upp många löpande frågor under en dag, det går inte att mejla om allt. Chattverktyg som slack är oumbärligt.
  • Satsa på ett bra videomötesprogram. Ska det fungera att jobba på distans, måste vidoemöten fungera.
  • Se till att alla har fullgott internet under tiden man uppmanas jobba hemma. Alla har kanske inte tillräckligt snabbt internet för videomöten. Hur löser ni det?

På Skiftet är vi sex personer. Jag kan tänka mig att rutinerna enligt ovan fungerar för mindre organisationer eller en arbetsgrupp. Därför är det viktigt att större organisationer och företag arbetar in rutiner som gör att hela organisationen fortfarande har en vi-känsla, utan att ses dagligdags. Det kan till exempel göras med tätare möten då hela eller en större del av kansliet är närvarande. 

Funderar ni på hur andra jobbar finns här inspiration från UpLift, Skiftets irländska systerorganisation.

Så här jobbar alltså Skiftet. Undrar du något, hör av dig till Lisa på [email protected]

Att jobba decentraliserat är inte svårt, men det kräver eftertanke och bra verktyg.

Bild från Needpix.

Fler nyheter